Herramientas para Correo Electrónico

Jesús Alvarez
PR WebMasters

        Sobre 50 millones de personas están accesibles hoy día por correo electrónico (email) y se espera que sobre 200 millones estén "conectadas" para el año 2000. Esto hace de la comunicación electrónica un importante complemento a formas tradicionales de comunicación como teléfono, fax o correo regular. En muchos casos el email es mucho más efectivo que las otras alternativas por su costo reducido y las posibilidades de respuesta instantánea. Hoy día puede enviar desde órdenes de compra hasta felicitaciones de cumpleaños con fotos y grabaciones que llegan en pocos minutos a su destino en cualquier lugar del mundo y a cualquier hora. Para muchos, el correo electrónico es la manera más eficiente para comunicarse con clientes, suplidores y amigos. Este artículo menciona algunas herramientas que pueden ser útiles en el uso diario de correo electrónico.

        Los servidores de correo electrónico son muchos menos tolerantes a direcciones erróneas que el servicio postal. Si la dirección a que está enviando el mensaje tiene una letra incorrecta es poco probable que llegue a su destino. Cuando ocurre esto, usted recibe un mensaje indicando que el correo no fue entregado. Afortunadamente se han desarrollado protocolos que permiten encontrar una dirección fácil y automáticamente. El más popular es LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) desarrollado por la Universidad de Michigan. Usando un cliente de email que respalde LDAP (como Microsoft Internet Mail) puede usted buscar una dirección mientras compone un mensaje. Entrando el nombre, apellido o parte de la dirección del destinatario el sistema consulta servicios de información públicos para presentarle alternativas. Estos servicios son libres de cargos y son equivalentes a las páginas blancas en la guía telefónica. Varios de los servicios de LDAP (e.g. Four11 y Bigfoot) tambien permiten buscar direcciones a través de un "Web Browser". Sugerimos registre su dirección electrónica con estos servicios de manera que otras personas lo puedan encontrar.

        Los servicios de LDAP están en desarrollo y aunque tienen disponibles cientos de miles de direcciones, es posible que la dirección que busque no aparezca. En ese caso, los protocolos de email proveen una alternativa. Un servidor de correo siempre tiene una dirección de correo llamada ‘postmaster’ asignada a la persona encargada del manejo de email. Si el servidor no está sobrecargado, es posible que esta persona esté dispuesta a suminstrarle la dirección que desea. Por ejemplo, si la persona que busca recibe correo en acme.com y usted quiere saber su dirección allí puede solicitarla enviando un mensaje a postmaster@acme.com. Noten que suministrar direcciones es una cortesía. Por razones de seguridad o volumen de trabajo no todas las compañías responden a peticiones vía postmaster. De ser así, una llamada telefónica puede ser la mejora alternativa.

        Hoy día es muy sencillo enviar miles de mensajes por email con información sobre productos o servicios. Esto se puede hacer en pocos minutos y a una fracción del costo que con otros medios. Lamentablemente, no todos los destinatarios están interesados en recibir esta información y encuentran de mal gusto recibir mensajes no solicitados. Esto se puede convertir en un problema al punto que el volumen de mensajes no deseados es mayor que el de mensajes útiles. Las reglas comunes de protocolo sugieren que no se incluya un destinatario en una lista si no ha expresado interés en productos o servicios de este tipo. Sin embargo, muchos mercaderes ignoran esto y siguen enviando información aunque usted solicite que pare. Esta práctica se conoce como "spam" y viola las reglas de Internet. De ocurrirle, puede presentar una queja formal enviando email al ‘postmaster’ del servidor de correo de donde proceden los mensajes.

        Afortunadamente en la mayoría de los clientes de email populares (como MS Internet Mail 3, Eudora 3, Netscape 4) existen "filtros" de mensajes que alivian este problema. Con estos filtros (tambien conocidos como "Inbox Assistants" o "Wizards"), usted puede clasificar de antemano el destino de mensajes de acuerdo a su tópico o procedencia. Por ejemplo, puede ignorar todos los mensajes provenientes de supergangas.com . Los filtros no solo puede eliminar mensajes sino tambien clasificarlos automáticamente. Los mensajes de su jefe pueden pasar a un área (folder) de prioridad y los mensajes de sus amigos de universidad a otra. Cuando se usan correctamente, estos "filtros" pueden preclasificar sobre tres cuartas partes del correo que recibe, ahorrándole tiempo y organizando su escritorio. Para usuarios que procesan sobre 25 mensajes diarios estos filtros son prácticamente una necesidad.

        Una vez que su dirección electrónica es conocida muchos de sus contactos van a esperar una respuesta rápida cuando le envíen mensajes. Esto puede ser un problema si usted sale de vacaciones o por alguna razón no va a estar disponible por un period de tiempo. A diferencia del teléfono, la mayor parte de los sistemas de correo no reportan automáticamente que el usuario no está disponible. Los mensajes se depositan en un buzón electrónico hasta que usted regrese.

        Contestadores automáticos o "mail robots" han sido desarrollados para manejar estas y otras situaciones de naturaleza repetitiva. Los contestadores se instalan en el servidor de correo ya que deben funcionar sin intervención de su estación de trabajo o programa de email. Uno de los más populares es ‘procmail’ que está disponible sin costo a través del Internet. Estos contestadores son mucho más funcionales que sus equivalentes telefónicos. Pueden "leer" sus mensaje y preparar contestaciones de acuerdo a palabras claves. Un mensaje a info@acme.com con la palabra "pintura" puede producir una respuesta instantánea que incluya las variedades y costos de las pinturas disponibles así como instrucciones sobre cómo conseguir más detalles o colocar una orden. El cliente se sorprenderá agradablemente de recibir una respuesta instantánea a su mensaje. El constestador a su vez puede enviar copia al vendedor de pinturas para que le de seguimiento al prospecto en horas laborables. Inclusive, con software adicional el contestador puede integrarse al sistema de procesamiento de órdenes de la compañía de manera que al recibir la orden del cliente se inicie el proceso de despacho.

        En resumen, con estas y otras herramientas usted puede agilizar grandemente su uso del correo electrónico. Saque provecho de las mismas para usar su tiempo "en línea" más eficientemente.